Auto-répondeurs & Messages d'absence

Répondeurs automatiques

Les répondeurs automatiques sont des robots de messagerie qui répondent à tous les messages entrants avec un message sortant standard. Le répondeur automatique répond à tous les messages reçus, quel que soit leur contenu. Par exemple, certaines entreprises tiennent à jour les listes de prix sur un répondeur automatique. Les clients potentiels enverraient un e-mail à listedeprix@domaine.com et recevraient la liste de prix dans leur boîte de réception en quelques instants.

Pour créer un répondeur automatique, accédez d'abord au « Gestion E-mail » depuis le panneau de configuration. Cliquez ensuite sur le lien « Auto-répondeurs » puis sur le bouton « Créer un auto-répondeur ».

Tout d’abord, choisissez l'adresse email du répondeur. Puis le préfixe du sujet qui sera ajouté au titre de l'email d'origine.

Ensuite, saisissez le message de réponse automatique dans la zone de texte. Vous pouvez envoyer un email en texte ou en HTML.

Troisièmement, vous pouvez éventuellement saisir une adresse de copie. Cela enverra une copie de chaque sortie du répondeur automatique à l'adresse spécifiée dans la zone de texte. L'activation de la fonction de copie vous permet de surveiller le nombre de demandes reçues par votre répondeur automatique.

La fréquence de réponse est le temps minimum avant une nouvelle réponse automatique dans le cas où plusieurs emails sont envoyés. Cela dépend du besoin mais une réponse automatique par 24h est une bonne valeur.

Remarque : vous devez disposer d'un compte de messagerie ou d'un service de transfert associé au répondeur automatique.
Si vous souhaitez enregistrer une copie de l'e-mail entrant, créez un compte de messagerie portant le même nom que le répondeur automatique.
Si vous souhaitez supprimer l'e-mail entrant et envoyer uniquement la réponse, vous devez créer un redirecteur avec le même nom et transférer l'e-mail à :blackhole: .
Si vous ne parvenez pas à créer un compte de transfert ou un compte POP avec le répondeur automatique, un message d'échec sera envoyé à l'expéditeur, en plus de l'e-mail de réponse automatique.

Messages d'absence

Les messages d'absence indiquent aux autres que vous êtes absent. Un message d'absence courant peut ressembler à ceci : « J'ai reçu votre message électronique, mais je suis en vacances jusqu'au 21 juin. J'y répondrai à ce moment-là. » Les messages d'absence sont utilisés conjointement avec des comptes de messagerie déjà existants.

Pour créer un message d'absence, accédez d'abord au « Gestion E-mail » à partir du panneau de configuration. Cliquez ensuite sur le lien « Messages d'absence » puis sur le bouton « Définir le message d'absence ».

Tout d'abord, sélectionnez le compte auquel vous souhaitez ajouter un message d'absence. Ensuite, sélectionnez la date à laquelle le message d'absence prendra effet et la date à laquelle il cessera de prendre effet. Troisièmement, saisissez le message d'absence. Vous pouvez envoyer un message en texte ou en HTML. Quatrièmement, cliquez sur le bouton « Créer ».